Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov pri komunikaciji B2C in B2B

Ste se po novi Uredbi znašli v zagati, ali je dovoljeno uporabiti elektronski naslov vaše stranke za odgovor na njeno povpraševanje, čeprav stranka ni podala posebne privolitve za obdelavo njenih podatkov v ta namen? Se sprašujete, ali lahko hranite in za potrebe poslovne komunikacije uporabljate kontaktni elektronski naslov zaposlenega pri drugem podjetju?

Informacijski pooblaščenec pojasnjuje, da sta oba elektronska naslova osebna podatka (tako naslov stranke, ki je kupila vaš izdelek kot tudi naslov zaposlenega pri poslovnem partnerju). Vendar pa je namen obdelave pri vsakem od teh dveh podatkov različen – eden se uporablja za poslovno komunikacijo s podjetji (B2B), drugi pa za komunikacijo s fizično osebo (B2C). Glede na namen se razlikujejo tudi pravne podlage za njuno obdelavo.

1. Člen 6 (1b) Uredbe določa, da je obdelava dopustna tudi, ko je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe. Iz navedenega torej lahko sklepamo, da ko obdelujete kontakt stranke za namen izvajanja sklenjene pogodbe ali za posredovanje informacij o konkretni ponudbi (npr. odgovor na njeno povpraševanje), pri tem delujete v zvezi z izvajanjem ali sklenitvijo pogodbe, kar je po Uredbi dopustno. Ker je torej podlaga točka (b), ki se nanaša na pogodbo, za to ne potrebujete privolitve vaše stranke. Drugače pa je, ko vaši zaposleni komunicirajo z zaposlenimi iz drugega podjetja.
2. Zakon o delovnih razmerjih v 48. členu določa, da lahko delodajalec podatke svojih zaposlenih posreduje tretjim osebam tudi, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Če torej posredujete podatke svojih zaposlenih, npr. na pogodbi o poslovnem sodelovanju, to storite v okviru svojih zakonskih pooblastil, ki vam jih daje Zakon o delovnih razmerjih. Obdelava na podlagi zakona je po splošni Uredbi dopustna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov. Pri tem pa bodite pozorni, da zakon delodajalcu ne daje pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih pri drugem podjetju, ki pa jih pri poslovni komunikaciji seveda tudi obdelujete.
3. Uredba v členu 6(1f) ureja t.i. zakonite interese. Uredba pravi, da je obdelava dopustna, ko je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.  Navedena pravna podlaga pride v poštev tudi v primeru, ko obdelujete osebne podatke zaposlenih pri drugem podjetju za namen izvajanja poslovne komunikacije. Kot smo že omenili, ne gre za obdelavo na podlagi Zakona o delovnih razmerjih, saj ne gre za vaše zaposlene. Pri obdelavi osebnih podatkov na podlagi »zakonitih interesov« pa je treba biti pozoren, da z obdelavo pretirano ne posežete v razumno pričakovano zasebnost posameznika (zaposlenega pri poslovnem partnerju). Kadar podatke uporabljate zgolj za namen poslovne komunikacije, lahko zaposleni pri vašem poslovnem partnerju vsekakor lahko razumno pričakujejo, da boste njihov kontakt uporabili za ta namen. Kadar pa bi podatke uporabili za drug namen, pa je treba pretehtati, ali sta namena združljiva in ali je takšna obdelava (še) dopustna. Pri tem vsekakor najpomembnejšo vlogo igra pričakovan poseg v zasebnost. Nedopustno bi na primer bilo, če bi varovane osebne podatke vaših poslovnih partnerjev, ki jih obdelujete za namen poslovne komunikacije, združili v skupno zbirko (npr. tabelo) in jo proti plačilu posredovali tretjemu podjetju, ki bi tem posameznikom neposredno tržil svoje izdelke. Takšna obdelava se na primer ne bi mogla šteti za združljivo s prvotnim namenom obdelave osebnih podatkov, saj obdelave za ta namen, zaposleni pri vaših poslovnih partnerjih ne more razumno pričakovati.

Uporaba kontakta za namen neposrednega trženja je podvržena posebnim pravilom, ki jih je Informacijski pooblaščenec orisal v infografiki o neposrednem trženju.