Hramba podatkov zaposlenih in kandidatov za zaposlitev

Osebne podatke zaposlenih ali drugih pogodbenih sodelavcev ter kandidatov za nove zaposlitve obdeluje skoraj vsako podjetje ne glede na to, v katero dejavnost sodi podjetje in ne glede na to, kako obsežno obdelavo osebnih podatkov strank ali drugih subjektov izvaja. Gre za področje, ki je zakonsko urejeno in kjer se pretežno obdelava osebnih podatkov izvaja na podlagi zakonskih ali drugih vnaprej predpisanih zahtev (npr. v zvezi s pogodbo za posamezen posel ali projekt) in le izjemoma na podlagi osebne privolitve zaposlenega.

Osebna privolitev je le izjemoma lahko veljavna podlaga za obdelavo podatkov zaposlenih ali kandidatov za zaposlitev, in sicer zgolj, če je resnično svobodna in prostovoljna ter jo lahko zaposleni oz. kandidat zavrne brez kakršnihkoli posledic za njegovo delovno razmerje.

Predpisi, ki urejajo obdelavo osebnih podatkov zaposlenih in kandidatov za zaposlitev

Osrednji predpis, ki ureja obdelavo osebnih podatkov zaposlenih in kandidatov za zaposlitev v podjetjih, je Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1), ki določa, da se osebni podatki delavcev in kandidatov za zaposlitev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno z zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Vrsto in vsebino evidenc, ki jih delodajalci morajo voditi, na področju delovnih razmerij pa podrobno ureja Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) v III. delu, in sicer so po 12. členu to:

  • evidenca o zaposlenih delavcih,
  • evidenca o stroških dela,
  • evidenca o izrabi delovnega časa in
  • evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu,
  • delodajalci pa morajo voditi tudi evidence s področja varnosti in zdravja pri delu na podlagi zakona, ki ureja varnost in zdravje pri delu.

Kako dolgo hraniti podatke o zaposlenih?

Ko ugotavljate, kako dolgo lahko hranite posamezne podatke o zaposlenih in kandidatih za zaposlitev, je zelo pomembno, da preverite, kaj od vas zahtevajo posamezni predpisi (npr. računovodski in davčni predpisi, ZEPDSV), različne pogodbene obveznosti (npr. pogodbe o morebitnem izvajanju projektov) in kakšni so roki za uveljavljanje pravic pogodbenih strank v zvezi s posli, ki jih sklepate (npr. rok za izpodbijanje veljavnosti pogodbe).

Podatke zaposlenih in kandidatov za zaposlitev lahko namreč hranite toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo in nikakor jih ne smete izbrisati, če hrambo od vas zahteva poseben zakon ali če takšna obveznost izhaja iz pogodbenih obveznosti, ki vas obvezujejo.

ZDR-1 v tretjem odstavku 48. členu določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Takšen predpis, ki določa daljšo hrambo določenih dokumentov je npr. tudi Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (v nadaljevanju ZVDAGA), ki ureja hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva ali ZEPDSV.

ZEPDSV določa, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se prenehajo voditi omenjene evidence in izvirne listine (ko zaposlitev preneha), na podlagi katerih se vpisujejo podatki v te evidence, hranijo kot listine trajne vrednosti.

Prav tako je treba dokazila, ki jih je delodajalcu predložil kandidat, s katerim je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi hraniti trajno.

V zvezi z morebitnimi drugimi postopki uveljavljanja drugih pravic v izbirnem postopku pa je treba daljši čas hraniti tudi vso dokumentacijo, ki nastane v izbirnem postopku, in ki je namenjena odločanju o izbiri najprimernejšega kandidata in obenem služi tudi kot dokaz, da je bil postopek izbire kandidata izveden pravilno (npr. objava prostega delovnega mesta, vloge kandidatov, sklep o imenovanju izbirne komisije, analiza vlog, vabila na razgovore, testi oziroma preizkusi znanja, zapisnik izbirnega postopka, sklep o izbiri, obvestila izbranemu in neizbranim kandidatom, pritožbe).

Za te namene je treba dokumentacijo hraniti dokler je mogoče uveljavljati pravice, ki izvirajo iz izbirnega postopka oziroma je možno vložiti ovadbo ali odškodninsko tožbo. Zaradi tega je pri določanju časa shranjevanja te dokumentacije treba upoštevati zastaralne roke s področja obligacijskega ali kaznovalnega prava in v primeru, ko pravno sredstvo zoper odločitev o izbiri ni bilo vloženo, načeloma (če za določene postopke posebni predpisi ali morebitne pogodbene obveznosti v zvezi npr. z EU projekti ne določajo drugače) dokumentacijo hraniti pet let od dneva odločitve o izbiri. Če pa so bili v zvezi z določeno dokumentacijo sproženi sodni ali drugi postopki, do pravnomočnega zaključka teh postopkov.

V postopku izbire kandidatov za zaposlitev na razpisano delovno mesto je treba torej rok hrambe dokumentacije določiti načeloma glede na potek rokov za uveljavljanje pravic in dokler to za določeno dokumentacijo zahtevajo morebitni področni predpisi ali če takšna obveznost izhaja iz pogodbenih obveznosti, ki podjetje obvezujejo.

Izjema so lahko potrdila tistih kandidatov, ki so sami izrazili željo, da delodajalec njihove vloge hrani za namene kasnejših postopkov zaposlovanja in so za ta namen tudi podali svojo nedvoumno privolitev. Rok hrambe teh vlog je odvisen od okoliščin posameznega primera (npr. privolitev kandidata je podana le za določen čas, rok hrambe določajo interna pravila delodajalca, posameznik prekliče privolitev).

Ostala gradiva, ki ne sodijo v omenjene kategorije daljše hrambe in so jih delodajalcu predložili neizbrani kandidati, pa je treba po zaključku izbirnega postopka hraniti najmanj do roka, ko je mogoče pričakovati, da bo zoper odločitev o izbiri vloženo pravno sredstvo – to je v skladu s 200. členom  ZDR-1 vsaj 30 dni potem, ko neizbrani kandidat prejme obvestilo delodajalca o neizbiri. V tem roku namreč lahko neizbrani kandidat zahteva sodno varstvo pred pristojnim delovnim sodiščem.

V primeru, da pravno sredstvo ni vloženo, je treba po poteku roka za vložitev pravnega sredstva prejeta originalna dokazila v skladu s 30. členom ZDR-1 vrniti neizbranemu kandidatu (če gre za originalna dokazila ali če kandidat to zahteva), v nasprotnem primeru pa jih je treba uničiti (pri tem je treba posebno pozornost nameniti, da se ne uniči zgoraj omenjene dokumentacije, ki jo mora delodajalec hraniti dlje).